Het belang van een goede rittenregistratie

Wat is een rittenregistratie?

Het woord zegt het al: een rittenregistratie is een registratie van de ritten die met een (zakelijk) voertuig worden gereden. Meer concreet omvat een rittenregistratie een nauwkeurige registratie van het aantal kilometers dat wordt gereden. Aan een goede rittenregistratie zitten een aantal wettelijke eisen. We zetten ze op een rij.

De vereisten van een goede rittenregistratie

Ook het soort voertuig is van belang. Uit de rittenregistratie moet blijken wat voor soort voertuig het is en van welk merk en type. Daarbij vermeld je ook het kenteken, zodat alles indien nodig is te controleren.

Een rittenregistratie gaat in de eerste plaats natuurlijk om de ritten die met het voertuig worden gereden. Deze ritten moeten behoorlijk wat details worden vastgelegd. Bijvoorbeeld op welke datum de rit plaatsvond en wat de begin- en eindstand van de kilometerteller van het voertuig waren. Ook de begin- en eindbestemming moeten worden vermeld. Heb je een route gereden die anders is dan de meest gebruikelijke, bijvoorbeeld vanwege een omleiding, dan moet je dat er ook bij vermelden. Ook niet onbelangrijk: was het een zakelijke rit of een privérit? Denk er ook aan dat de heen- en terugweg als twee afzonderlijke ritten worden gezien.

Wat nou als je een zakelijke rit combineert met een privébestemming, omdat je toch in de buurt was? Ook dat registreer je. Je noteert de zakelijke kilometers van de rit, plus afzonderlijk de privékilometers die je extra hebt gereden ten opzichte van de gebruikelijke zakelijke route.

Waarom is een goede rittenregistratie belangrijk?

Waarom zou je al deze moeite doen? Het antwoord is simpel: een goede rittenregistratie is belangrijk voor de Belastingdienst. Van de Belastingdienst mag je met een zakelijk voertuig namelijk niet zomaar privékilometers maken. Per jaar mag je met een zakelijk voertuig maar 500 kilometer privé rijden. Maak je meer privékilometers, dan moet je bijtelling betalen over de auto in kwestie.

Wat is bijtelling?

Bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van het voertuig (of van de dagwaarde bij voertuigen van meer dan 15 jaar oud). Welk percentage dat is verschilt per auto. Voor de meeste nieuwe auto’s is dat momenteel 22%. Is de auto (lokaal) CO2-emissievrij? Dan geldt een percentage van 16%. Voor auto’s ouder dan 15 jaar geldt een percentage van 35%. Dit percentage heet bijtelling, omdat het bedrag in kwestie maandelijks bij je salaris wordt opgeteld als extra inkomen. Je betaalt dan dus meer inkomstenbelasting.

Het belang van een goede rittenregistratie

Een goede rittenregistratie is dus van groot belang, zodat je kunt aantonen hoeveel zakelijke en privékilometers je met de auto hebt gereden. Zo weten zowel jij als de Belastingdienst zeker dat je niet te veel of te weinig bijtelling betaalt. Rij je nooit privékilometers met een zakelijke auto en hoef je dus geen bijtelling te betalen? Dan is de rittenregistratie nog steeds belangrijk, want je moet wel overtuigend kunnen aantonen dat je geen privékilometers rijdt.

Voordelen automatische rittenregistratie

Je kunt de gereden ritten natuurlijk handmatig bijhouden in bijvoorbeeld een Excel-document. Veel handiger is het om gebruik te maken van een automatische rittenregistratie. Zeker als je de kilometers van meerdere voertuigen moet bijhouden, zoals wagenparkbeheerders. Zowel beheerder als gebruiker zien per voertuig direct en in een oogopslag hoeveel ermee wordt gereden en wat voor kilometers dat zijn. Ook is met een druk op een knop een rittenregistratie beschikbaar voor het indienen bij de Belastingdienst. Zo bespaart een automatische rittenregistratie een hoop tijd ten opzichte van handmatige registratie.

Een ander voordeel is dat veel automatische rittenregistratiesystemen ook meteen inzicht geven in de rijgedrag van de betreffende bestuurder. Zo ziet een werkgever hoe zijn medewerkers met de voertuigen om gaan. Ook kan een beloningsysteem worden ingesteld voor veilig en zuinig rijgedrag.